Innehåll

Inledning
Dokumenttolkning
AI-assistenter/agenter
Full automation end-to-end
Jämförelse av olika typer av lösningar för orderautomation
Om FrontFlows lösning

Jämförelse av olika lösningar för orderautomation

6 minuter läsning
Kopiera länk

Inledning

Det finns idag många olika lösningar som på olika sätt automatiserar hanteringen av kundorder och ordererkännanden. Samtidigt används ofta samma begrepp AI, automation och agenter för att beskriva lösningar som i praktiken gör helt olika saker. Det gör det svårt att förstå vad som faktiskt automatiseras, vad som fortfarande kräver manuellt arbete och vilka för och nackdelar de olika alternativen har. För att skapa tydlighet kan lösningarna delas in i tre övergripande kategorier.

Dokumenttolkning

Den här typen av lösningar fokuserar på att läsa och extrahera information från dokument, till exempel PDF:er. De omvandlar innehållet till strukturerad data, vilket är ett viktigt första steg. För att hantera verkliga orderflöden fullt ut krävs dock mer än att bara läsa dokument. Variation i format, fritext och kundspecifika upplägg gör att ytterligare kontext och logik ofta behövs, till exempel genom kompletterande datakällor eller mer avancerad tolkning. I praktiken stannar också dessa lösningar vid själva extraktionen, vilket innebär att arbetet med att kontrollera, matcha och registrera ordern fortfarande behöver göras manuellt.

AI-assistenter/agenter

AI-assistenter och AI-agenter går ett steg längre genom att inte bara läsa information utan även föreslå eller initiera nästa steg i processen. De kan läsa inkommande order, extrahera data, skapa orderutkast och validera information eller flagga avvikelser. Samtidigt är dessa lösningar generiska och utformade för att fungera brett. Det innebär att de ofta har begränsningar när verkligheten avviker från standard, till exempel vid varierande dokumentformat, skillnader mellan orderdata och affärssystemets struktur eller behov av kundspecifika regler och undantag. De är också i grunden ett stöd, en assistent för användaren. Det innebär att processen i praktiken fortfarande kräver granskning, komplettering och beslut i flera steg.

Full automation end-to-end

Den tredje kategorin är lösningar som är byggda för att automatisera hela processen från inkommande mail till färdig order i affärssystemet. Skillnaden ligger inte i att läsa data, utan i att hantera det som händer efteråt. Det innebär att lösningen är byggd för att hantera variation i verkliga orderflöden, där information sällan matchar affärssystemet exakt, där avvikelser är vanliga och där olika regler och specialfall behöver hanteras. Resultatet är att en stor del av orderflödet kan hanteras automatiskt, inte bara i standardfallen.

Jämförelse av olika lösningar för orderautomation

Funktion / Kapabilitet

Dokumenttolkning

AI-assistenter / agenter

FrontFlow

Läsa PDF / dokument
Hantera email / inbox
Hantera flera format (PDF, Excel, fritext)
Begränsad
Tolkning av ostrukturerad komplex orderdata
Begränsad
Begränsad
Anpassning av tolkning (t.ex. prefix, konfig.nr)
Begränsad
Användning av kontext (historik, produktdata)
Begränsad
Matchning mot affärssystem (artikel/kund)
Begränsad
Skapa order / uppdatera inköpsorder
(Med kontroll)
Automationsnivåer (kund/leverantörsnivå)
Gränssnitt för operativ hantering
Begränsad
Stöd för specialfall och kundunika regler
Begränsad
Leveransbevakning & fraktsedlar
Uppdatering av leveransdatum mot kund enligt affärsregler

Om FrontFlows lösning

FrontFlow är en plattform byggd för att automatisera hela orderflödet både för kundorder och ordererkännanden från inkommande mail till uppdaterad data i affärssystemet. Med erfarenhet från ledande bolag inom tillverkning, partihandel och distribution är lösningen utvecklad för att hantera den komplexitet som präglar verkliga orderflöden, där format, innehåll och arbetssätt varierar.

Gränssnitt och affärslogik

FrontFlow har utvecklat ett gränssnitt som är gjort för att hjälpa användare i vardagen och hantera order på ett praktiskt och effektivt sätt. Det är byggt för operativt arbete, där fokus ligger på att snabbt få överblick och kunna agera direkt i flödet. Lösningen innehåller konfigurerbara regler och automationsnivåer, både på systemnivå och per kund eller leverantör. Det gör det möjligt att styra vad som ska hanteras automatiskt, vad som kräver kontroll och hur olika typer av avvikelser ska behandlas. Gränssnittet innehåller även smarta funktioner, till exempel hantering av delleveranser vid ordererkännanden och möjlighet att direkt söka upp artikel- eller kunddata utan att gå in i ERP vid manuell hantering.

Tolkning och matchning av data

I praktiken är orderdata sällan standardiserad. Den kan komma i olika format, innehålla fritext, sakna struktur eller använda artikelnummer och benämningar som inte överensstämmer med affärssystemet. Detta är en naturlig del av vardagen för inköp, innesälj och kundtjänst. FrontFlows lösning hanterar PDF, Excel och fritext. För att tolka innehållet används flera språkmodeller i kombination, där varje modell är optimerad för olika typer av data och uppgifter. Det gör att både struktur och affärskontext kan förstås korrekt. Tolkningen anpassas dessutom efter verksamhetens behov, till exempel prefix, artikelmönster och kundunika format.

Modellerna är tränade på stora mängder verklig orderdata, vilket ger hög träffsäkerhet från start. För mer komplexa fall används kompletterande kontext, såsom historiska order, produktdata och andra relevanta datakällor, för att säkerställa korrekt tolkning. Den strukturerade datan matchas därefter mot affärssystemet, även när informationen inte överensstämmer exakt. Det kan till exempel handla om att identifiera rätt artikel eller kund trots skillnader i artikelnummer, benämningar eller format.

Leveransbevakning och sammanhängande flöden

För ordererkännanden möjliggörs leveransbevakning, där systemet automatiskt följer upp att inköpsorder har fått ett ordererkännande och påminner vid behov. För leveranser, särskilt från utlandet, kan lösningen även hantera fraktdokument, spåra frakter och uppdatera när varor har anlänt till lagret.

Ovanpå detta kan affärsregler tillämpas för hur leveransdatum mot kund ska justeras vid förändringar, till exempel vid olika nivåer av förseningar eller när en order innehåller flera produkter med olika leveranstider. Det skapar en sammanhängande process där inköp och försäljning kopplas ihop och där information flödar automatiskt mellan leverantör och kund.

Stöd för verkliga specialfall

För många som arbetar med order vet att delar av flödet ofta är företagsspecifika med egna regler, undantag och manuella steg. Lösningen är byggd för att hantera dessa variationer utan att kräva omfattande ombyggnation av processen. Det gör att specialfall kan integreras som en naturlig del av det automatiserade flödet.

Löpande förbättring och partnerskap

Automationen är inte statisk och FrontFlow är mer än en lösning, det är ett löpande samarbete. Ni finjusterar själva via inställningar och gränsvärden, vilket gör att fler och fler order kan hanteras automatiskt. Parallellt är vi med och driver förbättringarna tillsammans med er och hanterar nya typer av order, löser specialfall och vässar processen.

Mer än orderautomation

Orderautomation är ofta ett första steg. FrontFlow är en plattform för AI-automation av operativa processer och kan även användas för närliggande områden, såsom offertskapande, produktsök och supportflöden. Det möjliggör en bredare automatisering av verksamhetens operativa arbete, baserat på samma grund.