Varför automatisera registrering av kundorder?

6 minuter läsning

I många företag inom tillverkning, distribution och partihandel är hanteringen av kundorder fortfarande till stor del manuell. Webbshop och EDI automatiserar en del av orderflödet, men i praktiken kommer en betydande andel av ordervolymen fortfarande via mail med PDF-dokument, Excel-filer eller direkt i fritext. Denna kanal kommer i de flesta verksamheter att finnas kvar även framöver, eftersom den ger kunder flexibilitet och är enkel att använda.

Resultatet är att många organisationer har byggt upp manuella processer där innesälj eller kundservice läser inkommande order, tolkar innehållet och registrerar orderrader i affärssystemet. Processen fungerar ofta operativt, men är tidskrävande och binder upp värdefull kapacitet i organisationen, ofta motsvarande flera heltidstjänster.

Det innebär att många företag idag sitter på en betydande möjlighet: genom att automatisera dessa moment med hjälp av AI kan kapacitet snabbt frigöras och användas till mer värdeskapande arbete i kunddialog och försäljning. För många organisationer blir detta ett enkelt och konkret sätt att skapa både högre produktivitet.

Hur orderhantering ofta fungerar idag

När kundorder kommer in via mail behöver en medarbetare vanligtvis öppna mailet, läsa eller ladda ner bifogade dokument och tolka vad kunden faktiskt beställer. Därefter identifieras artikelnummer, kvantiteter och leveransinformation innan rätt artiklar söks fram i affärssystemet. Priser och kundunika avtal kontrolleras och varje orderrad registreras manuellt i systemet. Slutligen kontrolleras att all information är korrekt innan ordern sparas och processen kan gå vidare.

I praktiken innebär det att varje order kräver en rad manuella moment och många knapptryckningar i affärssystemet. Vissa order är enkla och innehåller bara några få rader med tydlig information. Andra kan vara flera sidor långa, innehålla fritext, referenser till offerter eller kundunika artikelnummer och kräver därför mer tolkning och kontroll. Arbetstiden kan därför variera från några minuter upp till en halvtimme för mer omfattande order.

Så fungerar AI orderautomatisering

AI-baserad orderautomatisering innebär att inkommande order tolkas, struktureras och registreras automatiskt i affärssystemet. Processen kombinerar AI för att förstå orderinformation med affärsregler och matchning mot företagets masterdata. Resultatet blir att majoriteten av order kan hanteras automatiskt, medan avvikelser enkelt fångas upp för manuell kontroll.

Vilket affärsvärde skapar orderautomatisering?

Den största effekten av orderautomatisering är inte bara minskad administration, utan hur den frigjorda kapaciteten kan användas i verksamheten.

Mer tid för kunddialog och proaktiv försäljning

När repetitiv orderregistrering minskar frigörs tid i innesäljsteamet. Den tiden kan istället användas till mer värdeskapande arbete, till exempel: aktiv kontakt med befintliga kunder, uppföljning av offerter och identifiering av merförsäljning. I många organisationer innebär detta att säljteamet kan arbeta mer proaktivt utan att organisationen behöver växa.

Snabbare processer och färre fel

Automatiserad registrering innebär att order kan registreras direkt när de kommer in, istället för att ligga i kö. Det ger flera effekter, kortare ledtid från order till leverans och färre fel i pris, artikelnummer och leveransdatum Automatisk validering mot affärsregler och kundunika avtal minskar också risken för manuella fel.

Skalbar tillväxt

När orderregistrering sker manuellt ökar behovet av administrativ personal i takt med att ordervolymerna växer. Med automatiserade processer kan organisationen istället hantera större ordervolymer utan att förstärka teamet i samma takt. Det innebär att verksamheten kan växa med högre produktivitet och bättre lönsamhet.

Ett första steg i en större AI-transformation

Automatisering av kundorder är ofta ett av de första praktiska användningsområdena för AI i verksamheten. Processen är tydlig och effekterna syns snabbt, vilket gör att initiativet ofta tas emot positivt i organisationen. Samtidigt blir det ofta startpunkten för en bredare utveckling i teamet, där fler tidskrävande moment automatiseras, till exempel: uppdatering av leveransbesked och skapande av offerter. På så sätt blir orderautomatisering inte bara en effektivisering av en enskild process, utan ett första steg i en större AI-driven utveckling av arbetssättet i innesälj och kundservice.

Varför många organisationer ännu inte automatiserat orderprocessen?

Nya möjligheter har vuxit fram snabbt

I många organisationer har hanteringen av kundorder sett ungefär likadan ut under lång tid och blir därför sällan ett område man analyserar närmare. Samtidigt har AI utvecklats snabbt och gör det idag möjligt att automatisera moment som tidigare betraktades som svåra – exempelvis tolkning av komplexa order, fritext, varierande dokumentformat och hantering av undantag i processen. När företag börjar analysera hur orderflödet faktiskt fungerar visar det sig ofta att en betydande del av kapaciteten i innesälj eller kundservice används till repetitiva administrativa moment. I många organisationer motsvarar detta arbetstid värd flera miljoner kronor per år. Genom automatisering kan denna kapacitet istället flyttas till mer värdeskapande arbete – som kunddialog, rådgivning och proaktiv försäljning.

Även komplexa orderprocesser går att automatisera

Många organisationer har orderprocesser med kundunika regler, varierande datakvalitet och olika typer av orderdokument. Ofta finns också processer som går utöver traditionell orderregistrering, exempelvis order från offerter, prognosavräkningar eller förändringar i lagersituation. Lösningar som är byggda specifikt för orderprocesser har dock fördelen att de redan har stött på en stor mängd specialfall, affärsregler och undantag från olika organisationer. Därför finns det ofta redan stöd för många av de situationer som uppstår i komplexa orderflöden. Samtidigt har sådana lösningar både erfarenhet och systemarkitektur för att effektivt kunna hantera nya varianter av processer och undantag när de uppstår. Det gör att även avancerade orderprocesser ofta kan automatiseras betydligt mer än organisationer först tror.

Införandet är ofta enklare än förväntat

En annan vanlig uppfattning är att orderautomatisering kräver omfattande IT-projekt. Den bilden bygger ofta på hur traditionella systemimplementationer har sett ut historiskt. Med AI-drivna lösningar och skalbar systemarkitektur kan automatiseringen idag läggas som ett lager ovanpå befintliga affärssystem. Integration sker via standardiserade API:er och kräver i många fall endast att IT-avdelningen tillhandahåller API-access och en testmiljö. Eftersom systemen redan innehåller färdiga funktioner för affärsregler och specialprocesser handlar införandet oftast om konfigurering snarare än utveckling. Samtidigt är gränssnittet utformat specifikt för orderhantering, vilket gör att användare snabbt kommer in i arbetssättet efter en kort introduktion.

En ofta dold produktivitetsmöjlighet

Exempel från bolag inom distribution

Ett förenklat exempel från en typisk organisation inom distribution:

Ett innesäljteam på 8 personer hanterar inkommande kundorder
Cirka 25 % av arbetsdagen går åt till manuell registrering
Det motsvarar ungefär 2 heltidstjänster

När orderautomatisering införs:

Tiden för orderregistrering minskar ofta med cirka 80 %
Kapacitet motsvarande 1,6 heltidstjänster frigörs
Det motsvarar en frigjord personalkapacitet på cirka 1 MSEK per år*

*Exempel: En månadslön på 40 000 kr motsvarar en total personalkostnad inklusive sociala avgifter på cirka 635 000 kr per år. Två heltidstjänster motsvarar därmed 1 270 000 kr per år, varav cirka 1 016 000 kr frigörs vid 80 % automatisering.

Fungerar även för mindre team

Orderautomatisering är inte bara relevant för stora organisationer. Eftersom AI-baserade lösningar idag är kostnadseffektiva räcker det ofta att teamet totalt lägger endast två timmar per dag på manuell orderregistrering för att automatisering ska vara väl motiverat att investera i.

Innehåll