Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 6 november 2026

1. Inledning

Denna integritetspolicy förklarar hur FrontFlow (”FrontFlow”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”) samlar in och använder personuppgifter när du interagerar med oss, besöker våra webbplatser eller använder våra tjänster. Vilka personuppgifter vi behandlar och hur vi behandlar dem beror på hur du interagerar med oss och vilka av våra tjänster du eller din organisation använder.

Vi värnar om din integritet och hanterar dina personuppgifter på ett öppet och lagenligt sätt. All behandling av personuppgifter sker i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, däribland EU:s allmänna dataskyddsförordning (”GDPR”).

I denna policy avses med ”personuppgifter” varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. ”Behandling” omfattar varje åtgärd som vidtas med personuppgifter, till exempel insamling, registrering, lagring, användning, utlämnande och radering.

Denna policy omfattar vår behandling av personuppgifter i följande huvudsakliga sammanhang:

• Besökare på våra webbplatser och användare av våra onlineplattformar
• Kontaktpersoner och företrädare för våra kunder, partners och leverantörer
• Användare av våra molnbaserade tjänster och mjukvarulösningar
• Deltagare i våra evenemang, webbinarier och marknadsaktiviteter
• Personer som söker jobb hos oss eller visar intresse för en anställning hos oss

Vi kan komma att uppdatera denna policy då och då. Den senaste versionen finns alltid på vår webbplats. Om vi gör väsentliga ändringar informerar vi dig genom lämpliga kanaler.

2. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

FrontFlow är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Personuppgiftsansvarig
FrontFlow AB
Luntmakargatan 26
111 37 Stockholm
Sverige

Kontakta oss
Om du har frågor om denna policy eller om vår behandling av dina personuppgifter, eller om du vill utöva dina rättigheter (se avsnitt 10), kan du kontakta oss här:

• E-post (allmänt): hello@frontflow.com
• E-post (support): support@frontflow.com

Observera att supportadressen främst är avsedd för tekniska och tjänsterelaterade frågor. För frågor som specifikt rör dina personuppgifter och dina rättigheter rekommenderar vi att du använder den allmänna kontaktadressen ovan.

Om vi i framtiden utser ett dataskyddsombud (DPO) kommer vi att lägga till kontaktuppgifterna här.

3. Vilka personuppgifter vi behandlar

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på hur du interagerar med oss. Nedan följer en översikt över de viktigaste kategorierna.

3.1 Webbplatsbesökare och digitala kanaler

När du besöker våra webbplatser (till exempel frontflow.com) eller interagerar med oss i digitala kanaler kan vi behandla:

• Grundläggande tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsartyp, enhetsinformation, operativsystem, datum och tid för åtkomst samt hänvisande URL:er.
• Användningsdata: Besökta sidor, klickvägar, tid på sidan, interaktioner med formulär eller knappar och liknande analysinformation.
• Cookiedata: Samt liknande identifierare (se avsnitt 8 om cookies).
• Uppgifter som du lämnar i formulär: Namn, e-postadress, företag, befattning, telefonnummer och de meddelanden du väljer att skicka till oss (till exempel när du bokar ett möte eller begär en demo).

3.2 Kontaktpersoner hos kunder, partners och leverantörer

Om du företräder någon av våra kunder, partners eller leverantörer kan vi behandla:

• Kontaktuppgifter: Namn, e-postadress, telefonnummer, företag, roll eller titel.
• Kommunikationsdata: E-post, mötesanteckningar och annan korrespondens.
• Avtalsrelaterade uppgifter: Uppgifter som rör affärsrelationen, till exempel din roll i ett projekt, inloggningsuppgifter till våra portaler eller tjänster samt önskemål om kommunikation eller support.

3.3 Användare av våra tjänster och SaaS-lösningar

När du använder våra SaaS-lösningar (till exempel för orderautomation, orderbekräftelser eller andra processer i försörjningskedjan) behandlar vi två olika typer av data:

A. Användar- och kontodata (vi är personuppgiftsansvariga)
För att hantera din åtkomst och skydda plattformen behandlar vi:

• Användarkontodata: Namn, e-postadress, användarnamn, autentiseringsuppgifter samt information om in- och utloggning.
• Användningsdata: Åtgärder som utförs i tjänsten, loggar och spårloggar som behövs för säkerhet, felsökning och support.
• Konfigurationsdata: Preferenser, inställningar och annan information som hör samman med hur du eller din organisation använder tjänsten.

Där det är möjligt kan vi använda aggregerade eller anonymiserade användar- och användningsdata för att underhålla, skydda och förbättra våra tjänster och för att utveckla nya funktioner, förutsatt att uppgifterna inte längre gör det möjligt att identifiera enskilda användare.

B. Affärsdata (vi är personuppgiftsbiträde)
Våra tjänster behandlar affärsdata (till exempel orderbekräftelser, ordermejl, kundlistor och liknande dokument) för våra kunders räkning. I dessa fall är FrontFlow personuppgiftsbiträde, och din arbetsgivare (vår kund) är personuppgiftsansvarig för de underliggande personuppgifterna och ansvarar för den rättsliga grunden för behandlingen.

Observera: Denna integritetspolicy gäller främst uppgifterna i kategori A. Om du har frågor om de affärsdata vi behandlar för din arbetsgivares räkning (kategori B) ber vi dig kontakta din arbetsgivare direkt.

3.4 Marknadsföring, evenemang och nyhetsbrev

Om du interagerar med oss i ett marknadsföringssammanhang kan vi behandla:

• Kontaktuppgifter och yrkesrelaterad information (namn, e-post, företag, roll, ort).
• Dina önskemål om marknadskommunikation.
• Information om interaktioner med vårt marknadsföringsmaterial (till exempel om du har öppnat ett nyhetsbrev eller klickat på länkar).
• Uppgifter om anmälan till och deltagande i webbinarier, evenemang och kampanjer.

Du kan när som helst ändra dina önskemål om marknadskommunikation eller tacka nej till marknadsföring genom att använda avregistreringslänken i våra utskick eller genom att kontakta oss.

3.5 Rekrytering och kandidater

Om du söker ett jobb eller på annat sätt visar intresse för att arbeta hos oss kan vi behandla:

• Identitets- och kontaktuppgifter: Namn, e-post, telefonnummer och adress.
• Ansökningshandlingar: CV, personligt brev och uppgifter om utbildning, arbetslivserfarenhet och kompetenser.
• Anteckningar: Från intervjuer och bedömningar.
• Bakgrundsinformation: Som du väljer att dela eller som vi med ditt samtycke får genom referenser. Vi kan också behandla vissa uppgifter från offentliga yrkesprofiler som du själv har gjort tillgängliga, där lagen tillåter det.

4. Varifrån vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter från följande källor:

• Direkt från dig: När du kontaktar oss, använder våra tjänster, deltar i möten eller evenemang, fyller i formulär på vår webbplats eller kommunicerar med oss.
• Från din arbetsgivare eller dina kollegor: Om du är angiven som kontaktperson för en kund, partner eller leverantör.
• Automatiskt: Genom cookies och liknande tekniker när du besöker våra webbplatser eller använder våra tjänster.
• Från offentliga källor: Till exempel professionella nätverkssajter eller företagsregister, där lagen tillåter det.
• Från partners och tjänsteleverantörer: Som hjälper oss med marknadsföring, analys, rekrytering eller annat verksamhetsstöd, i enlighet med tillämplig lag.

5. För vilka ändamål och med stöd av vilka rättsliga grunder vi behandlar personuppgifter

Vi behandlar bara personuppgifter när vi har en rättslig grund enligt GDPR. Nedan anges våra huvudsakliga ändamål och motsvarande rättsliga grunder.

5.1 För att driva och förbättra våra webbplatser och digitala kanaler

Exempel på behandling:

• Att ge åtkomst till våra webbplatser och säkerställa deras stabilitet och säkerhet.
• Att använda analys för att förstå hur våra webbplatser används och för att förbättra innehåll och användarupplevelse.

Rättsliga grunder:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR): Vårt berättigade intresse av att driva, underhålla och förbättra våra webbplatser och av att förhindra missbruk och säkerhetsincidenter.
• Samtycke (artikel 6.1 a GDPR): För icke nödvändiga cookies och vissa spårningstekniker, där lagen kräver det.

5.2 För att hantera förfrågningar, demoförfrågningar och kommunikation

Exempel på behandling:

• Att besvara kontaktförfrågningar, demobokningar och andra förfrågningar.
• Att hantera löpande korrespondens med dig eller din organisation.

Rättsliga grunder:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR): Vårt berättigade intresse av att kommunicera med befintliga och potentiella kunder, partners och andra intressenter.
• Avtal (artikel 6.1 b GDPR): När kommunikationen är nödvändig för att ingå eller fullgöra ett avtal med dig personligen.

5.3 För att tillhandahålla våra tjänster och ge support

Exempel på behandling:

• Att skapa och hantera användarkonton och autentisering.
• Att ge åtkomst till våra SaaS-lösningar och tillhörande funktioner.
• Att tillhandahålla support, underhåll och felsökning.
• Att föra loggar och spårloggar för säkerhet och regelefterlevnad.

Rättsliga grunder:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR): Vårt berättigade intresse av att fullgöra vårt kommersiella avtal med din arbetsgivare (vår kund) och ge dig säker åtkomst till de tjänster som arbetsgivaren har köpt.
• Avtal (artikel 6.1 b GDPR): I det särskilda fall då du har ingått ett avtal direkt med oss som enskild person (t.ex. som enskild näringsidkare eller frilansare) är behandlingen nödvändig för att fullgöra det avtalet.

I samband med att vi tillhandahåller våra tjänster kan vi också använda aggregerade eller anonymiserade användningsdata för att övervaka prestanda, upprätthålla säkerheten och förbättra plattformens funktioner, förutsatt att uppgifterna inte längre identifierar enskilda användare.

5.4 För att hantera affärsrelationer

Exempel på behandling:

• Att hantera relationer med kunder, partners och leverantörer.
• Administration av avtal, fakturering och projektledning.

Rättsliga grunder:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR): Vårt berättigade intresse av att hantera och utveckla våra affärsrelationer och fullgöra avtal med de organisationer vi samarbetar med.
• Rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c GDPR): När behandlingen krävs enligt bokföringsregler eller andra lagkrav.

5.5 Marknadsföring, evenemang och nyhetsbrev

Exempel på behandling:

• Att skicka nyhetsbrev, produktnyheter och inbjudningar till evenemang.
• Att genomföra kampanjer, enkäter och liknande marknadsaktiviteter.
• Att segmentera och anpassa kommunikationen så att den blir relevant för dig.

Vi kan använda plattformar och verktyg från tredje part för att leverera och mäta vår marknadskommunikation, och i så fall delas personuppgifter bara i enlighet med tillämplig lag och med lämpliga skyddsåtgärder på plats.

Rättsliga grunder:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR): Vårt berättigade intresse av att marknadsföra våra produkter och tjänster till befintliga kunder och affärskontakter.
• Samtycke (artikel 6.1 a GDPR): För viss elektronisk marknadsföring där lagen kräver det, eller när du frivilligt prenumererar.

Du kan alltid tacka nej till marknadskommunikation genom att följa avregistreringsinstruktionerna i våra mejl eller genom att kontakta oss.

5.6 Rekrytering och kompetensförsörjning

Exempel på behandling:

• Att hantera ansökningar och bedöma kandidater.
• Att genomföra intervjuer, bedömningar och referenstagning.
• Att kommunicera med dig under rekryteringsprocessen.

Rättsliga grunder:

• Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR): Vårt berättigade intresse av att hitta och anställa lämpliga medarbetare eller konsulter.
• Samtycke (artikel 6.1 a GDPR): För att spara din ansökan för framtida möjligheter efter en specifik rekryteringsprocess, där det krävs.

5.7 För att fullgöra rättsliga förpliktelser och skydda våra rättigheter

Exempel på behandling:

• Att fullgöra skyldigheter enligt bokförings- och skattelagstiftning och andra rättsliga förpliktelser.
• Att hantera rättsliga anspråk, tvister eller förfrågningar från myndigheter.
• Att förhindra missbruk av våra tjänster och skydda säkerhet, egendom och rättigheter.

Rättsliga grunder:

• Rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c GDPR)
• Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR)

6. Hur vi delar personuppgifter

Vi kan dela dina personuppgifter med följande kategorier av mottagare, bara i den utsträckning som behövs för de ändamål som beskrivs ovan:

• Tjänsteleverantörer och personuppgiftsbiträden: Till exempel leverantörer av hosting, molninfrastruktur, analys, CRM-system, e-post- och marknadsföringsverktyg, rekryteringsplattformar och andra IT-tjänster eller tjänster för verksamhetsstöd. Dessa leverantörer behandlar bara personuppgifter för vår räkning och enligt våra instruktioner.
• Partners och återförsäljare: I vissa fall samarbetar vi med partners som hjälper oss att sälja, implementera eller ge support för våra lösningar. När det är lämpligt kan vi dela dina kontaktuppgifter och relevant information med sådana partners, till exempel om du önskar en lokal kontakt.
• Professionella rådgivare: Till exempel juridiska rådgivare, revisorer och konsulter, när det behövs för att driva vår verksamhet och fullgöra rättsliga förpliktelser.
• Myndigheter: När vi är skyldiga att göra det enligt lag, domstolsbeslut eller begäran från en tillsynsmyndighet, eller när det behövs för att skydda våra rättigheter.
• Koncernbolag: Om FrontFlow bedriver verksamhet genom flera juridiska personer kan personuppgifter delas inom koncernen för intern administration och för att leverera tjänster, där lagen tillåter det och lämpliga skyddsåtgärder finns på plats.

I samtliga fall delar vi bara personuppgifter i den utsträckning som behövs för det aktuella ändamålet, och vi kräver att mottagarna vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna.

Vi säljer inte dina personuppgifter.

7. Tjänsteleverantörer för denna webbplats och överföringar utanför EU/EES

För att vara öppna med vart dina uppgifter tar vägen när du använder denna webbplats redovisar vi här de tjänsteleverantörer som den är beroende av:

Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. När en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES, till exempel i USA, ser vi till att överföringen är laglig enligt GDPR, till exempel för att:

• Europeiska kommissionen har beslutat att landet, eller mottagaren, säkerställer en adekvat skyddsnivå, till exempel företag som är certifierade enligt EU-U.S. Data Privacy Framework, eller
• vi har avtalat med mottagaren om Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler, tillsammans med ytterligare skyddsåtgärder vid behov.

Du kan kontakta oss via uppgifterna i avsnitt 2 för att få veta mer om de skyddsåtgärder vi använder eller för att få en kopia av dem.

Våra produkter beskrivs separat. Detta avsnitt gäller bara webbplatsen. De personuppgifter som behandlas i våra produkter, till exempel orderbekräftelser, kundordrar och de personer som nämns i dem, beskrivs i personuppgiftsbiträdesavtalet med varje kund, inklusive vilka underbiträden som används och var uppgifterna lagras. Den behandlingen beror på varje kunds uppsättning och avtal.

8. Cookies och liknande tekniker

Vi använder cookies och liknande tekniker på våra webbplatser och i vissa av våra tjänster. Cookies är små textfiler som lagras på din enhet och som kan användas för att komma ihåg dina inställningar, analysera användningsmönster och förbättra din upplevelse.

Vi använder vanligtvis:

• Strikt nödvändiga cookies: Behövs för att webbplatsen ska fungera, till exempel för att komma ihåg dina cookieinställningar eller för säkerheten. Dessa kräver inget samtycke.
• Analys- och prestandacookies: Hjälper oss att förstå hur besökare använder webbplatsen så att vi kan förbättra innehåll och navigering.
• Marknadsförings- och preferenscookies: Används för att anpassa innehåll och mäta effekten av marknadsföringskampanjer.

Där lagen kräver det ber vi om ditt samtycke innan vi sätter cookies som inte är nödvändiga. Du kan när som helst ändra dina cookieval i webbläsarens inställningar och, i förekommande fall, via vår cookiebanner eller cookieinställningarna på webbplatsen.

Vi använder också Snitcher för att identifiera vilka företag som besöker vår webbplats, utifrån besökarnas IP-adresser. Om du godkänner marknadsföringscookies kan Google Ads koppla ditt besök till annonsen du klickade på, och Google Analytics mäter hur webbplatsen används. I vår cookiepolicy listas de cookies vi använder, och där förklaras företagsidentifieringen, inklusive dess rättsliga grund och hur du invänder mot den.

9. Hur länge vi sparar personuppgifter

Vi sparar dina personuppgifter bara så länge som det behövs för de ändamål som de samlades in för, eller så länge vi är skyldiga att göra det enligt lag. Lagringstiden beror på sammanhanget, till exempel:

• Webbplatsloggar och tekniska uppgifter: Sparas under en begränsad tid för säkerhet och felsökning, om inte en längre tid behövs för utredningar.
• Kontaktuppgifter: Uppgifter om kunder, partners och leverantörer sparas så länge relationen pågår och en rimlig tid därefter, till exempel för att hantera följdfrågor eller eventuella anspråk.
• Användarkontodata: Sparas så länge kontot är aktivt och under en viss tid efter avaktivering för säkerhetskopiering, loggning och rättsliga ändamål, i enlighet med våra avtal.
• Marknadsföringsdata: Sparas i regel så länge du är en aktiv kontakt eller tills du tackar nej.
• Rekryteringsdata: Sparas under rekryteringsprocessen och, där det är tillåtet eller med ditt samtycke, under en begränsad tid därefter inför framtida möjligheter.

När personuppgifterna inte längre behövs strävar vi efter att radera eller anonymisera dem på ett säkert sätt, med hänsyn till tekniska begränsningar (till exempel i system för säkerhetskopiering) och tillämpliga lagkrav på lagring.

10. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du flera rättigheter när det gäller vår behandling av dina personuppgifter. Hur långt rättigheterna sträcker sig kan bero på den rättsliga grunden för behandlingen och på omständigheterna i det enskilda fallet.

• 10.1 Rätt till tillgång: Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och i så fall få en kopia av dina personuppgifter tillsammans med viss information om behandlingen.
• 10.2 Rätt till rättelse: Du har rätt att få felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om dig rättade.
• 10.3 Rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”): Under vissa omständigheter, till exempel när uppgifterna inte längre behövs för ändamålet, när du återkallar ditt samtycke (om samtycke är den rättsliga grunden) eller när du har gjort en invändning mot behandlingen som godtagits, kan du begära att vi raderar dina personuppgifter.
• 10.4 Rätt till begränsning av behandling: I vissa fall har du rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter, till exempel medan vi kontrollerar att uppgifterna är korrekta eller bedömer en invändning.
• 10.5 Rätt till dataportabilitet: För personuppgifter som du har lämnat till oss och som vi behandlar med stöd av ditt samtycke eller ett avtal, och där behandlingen sker automatiserat, kan du begära att få ut dina uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och att få dem överförda till en annan personuppgiftsansvarig när det är tekniskt möjligt.
• 10.6 Rätt att göra invändningar: Du har rätt att, av skäl som hänför sig till din specifika situation, invända mot behandling som vi grundar på vårt berättigade intresse, inklusive profilering som grundar sig på ett sådant intresse. Vi behandlar då inte längre personuppgifterna, om vi inte kan visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller om behandlingen är nödvändig för rättsliga anspråk. Du har också alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring, inklusive profilering som har samband med sådan marknadsföring, och då upphör vi med den behandlingen.
• 10.7 Rätt att återkalla samtycke: När behandlingen grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket. Det påverkar inte lagligheten i den behandling som grundades på samtycket innan det återkallades.
• 10.8 Rätt att lämna klagomål: Om du är missnöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att lämna klagomål till behörig tillsynsmyndighet. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se. Vi uppmuntrar dig att först kontakta oss, så att vi kan försöka lösa det du är missnöjd med.

11. Så utövar du dina rättigheter

Om du vill utöva dina rättigheter eller har frågor om denna policy eller om vår behandling av dina personuppgifter kan du kontakta oss via uppgifterna i avsnitt 2.

För att kunna hantera din begäran kan vi behöva be dig om ytterligare uppgifter för att kontrollera din identitet och säkerställa att vi inte lämnar ut personuppgifter till fel person. Vi besvarar din begäran så snart det rimligen är möjligt och inom de tidsfrister som lagen anger.

Observera att dessa rättigheter inte är absoluta och kan omfattas av vissa villkor och begränsningar enligt GDPR och annan tillämplig lag. Om vi inte fullt ut kan tillmötesgå din begäran förklarar vi skälen för dig, i den mån vi rättsligt får göra det.

12. Barns personuppgifter

Våra webbplatser och tjänster är i första hand avsedda för företagsanvändare och riktar sig inte till barn. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn. Om du tror att vi har samlat in personuppgifter om ett barn utan vederbörligt samtycke ber vi dig kontakta oss så att vi kan vidta lämpliga åtgärder.

13. Ändringar i denna integritetspolicy

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy då och då för att återspegla ändringar i vår behandling, i lagkrav eller i den tekniska utvecklingen. När vi gör ändringar uppdaterar vi datumet ”Senast uppdaterad” överst i policyn. Om vi gör väsentliga ändringar som i betydande grad påverkar dina rättigheter eller hur vi behandlar dina personuppgifter meddelar vi dig genom lämpliga kanaler, till exempel genom ett meddelande på vår webbplats eller, när det är lämpligt, genom att kontakta dig direkt.